档案工作应该提倡“大档案观”
2011/5/5 点击数：495
[作者] 梨树档案
[单位] 梨树档案的博客
[摘要] 传统认识中，档案是指已经办理完毕，并因具有保存价值而归档的文件。甚至，在许多人印象中，档案仅是指归档保存的纸质红头文件（即党政机关的正式公文）。为适应信息技术发展、档案内容与形式变革和人们信息需求变化的要求，档案工作者应该提倡一种“泛档案观”（或者说“大档案观”）。所谓“泛档案观（点击进入泛档案观详细内容）”，即是将一切具有保存价值的文件视为档案，而不论这些文件是否办理完毕，不论这些文件是红头文件还是非红头文件，不论这些文件是纸质的还是电子的，不论这些文件是文字、图表的还是音频、视频的。
一、什么是“泛档案观”？
传统认识中，档案是指已经办理完毕，并因具有保存价值而归档的文件。甚至，在许多人印象中，档案仅是指归档保存的纸质红头文件（即党政机关的正式公文）。为适应信息技术发展、档案内容与形式变革和人们信息需求变化的要求，档案工作者应该提倡一种“泛档案观”（或者说“大档案观”）。所谓“泛档案观（点击进入泛档案观详细内容）”，即是将一切具有保存价值的文件视为档案，而不论这些文件是否办理完毕，不论这些文件是红头文件还是非红头文件，不论这些文件是纸质的还是电子的，不论这些文件是文字、图表的还是音频、视频的。
在实际工作中，“泛档案观”要求我们大大扩展文件/档案的收集、归档范围。中国人民大学信息资源管理学院徐拥军博士从知识管理的角度提出，实践“泛档案观”要求我们实现从传统档案收集向档案知识积累的创新和拓展，即在做好对传统意义上的文件/档案收集和归档的基础上，按知识管理的要求，加强对电子文件的捕获和归档、加强对非正式文档的收集和归档、加强对外部信息的搜集和归档，加强对隐性知识的记录和收集。
二、为什么要提倡“泛档案观”
首先，电子文件取代纸质文件已经成必然趋势，要求将电子文件纳入档案的范畴。1998年，美国通过了《政府文书削减法》，要求美国政府在未来五年内实现无纸化办公。1999年，英国政府发表《政府现代化白皮书》提出，所有政府机构的文件要在2004年全部实现电子化。美国《纽约时报》2008年11月27日报道：布什政府电子文件存储量大约为1亿GB（约为10万TB、参考http://news.ifeng.com/world/200812/1228_16_943543.shtml）
这一数值约为前总统克林顿两届政府档案总量的50倍。据中国人民大学信息资源管理学院的调查显示：2006年我国14.3%中央机关及其直属企业事单位生成的文件全部为电子文件；48%的受访单位认为，未来五年50%以上的文件仅以电子文件的形式存在。2007年4月，四川省政府办公厅发布了《关于全省政府系统公文无纸化传输平台运行和管理有关事宜的通知》（川办函[2007]118号），要求自2007年7月1日起，全省政府系统公文收发全面取消无密级纸质文件收发，实行电子文件传输。2007年8月上海市政府规定：从当年10月1日起普遍下发电子公文，纸质公文各部门原则上只下发1至2份，简报、会议通知只发电子版本。可见，电子文件取代纸质文件的速度正在不断加快，我们已经不可能将电子文件排除在档案的范畴之外，也不可能要求所有电子文件都打印成纸质档案保存。
其次，电子文件的特性要求实现全过程管理和前端控制，将处于现行阶段的文件纳入档案的范畴。按照冯惠玲教授的理论，由于电子文件是不稳定的（unstable）、非永久的（impermanent）、动态的（dynamic）、积极的（active）、交互式的（interactive）、流动的（fluid）、可变的（transformable），必须对电子文件实行全过程管理和前端控制，否则就无法保证电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性。这也就意味着，要将处于现行阶段文件（实质上是尚未办理完毕的文件）纳入档案部门的控制之下。
第三，电子文件形式的多样性和内容的丰富性，要求将音频、视频、网页、多媒体等各种形式的信息记录纳入档案的范畴。目前，我国许多档案部门主要保存文字、图表形式的电子文件，而对音频、视频、网页、多媒体等形式的电子文件不注意收集、归档。其实，音频、视频、网页和多媒体等形式的信息更加直观、更加丰富，更受用户喜欢，更易为人所吸取，甚至其许多信息是不能用文字、图表来记录和展现的，因此具有十分重要的保存价值。西方许多国家都十分重视对这些类型的电子文件的收集、归档。以网页文件为例，新加坡国家图书馆的“新加坡网络档案”（Web Archive Singapone）、加拿大国家图书与档案馆（LAC）的“加拿大政府网络档案”（Government of Canada Web Archive，GCWA）、英国国家档案馆的“英联邦政府网络档案”（UK Government Web Archive）和“英联邦网络档案”（UK Web Archive）等都是专门归档保存网页文件的项目。
第四，人们对信息、知识的需求变化，要求档案部门能提供更多的隐性知识、非正式文件和外部信息。例如，广东移动档案部门调查发现：“随着公司业务的不断发展，员工的信息、知识需求越来越多样化，他们不仅需要利用传统意义上的档案，还需要利用非档案资源、综合性数据、深度分析结果、隐性知识；他们希望共享全省各分公司的信息、知识，学习、借鉴其他部门和员工的经验。”因此，许多学者提出档案部门要对以文件/档案为主的各种数据、信息、知识进行集成管理，提供集成服务。中国人民大学张斌教授等人在2004年就提出，要借助于一定的制度和技术，将企业员工个人的工作经验、技巧、诀窍等隐性知识固化为文件/档案。一些实施知识管理的公司将公司内部BBS或论坛上的普通员工发表的文章或帖子也收集保存。
第五，“泛档案观”可以拓展和提升档案工作。有人可能会质疑这种文件/档案的外延，从传统的严格意义上的文件/档案拓展到包含非正式文档、外部信息、隐性知识的“大档案观”或“泛档案观”，担心这样做会损害档案工作的特性，偏离档案管理的主线。对此，徐拥军博士在他的论文做出了精彩的回应：“一者，‘大档案观’或‘泛档案观’下，档案管理对象的主体仍是严格意义上的文件、档案，非正式文档、外部信息只是有益的、必要的补充，如同我们过去强调档案馆（室）应该收集相关的资料一样，不会从根本上损害档案管理的特性。二者，在机构精简的情况下，公司里许多机构都会肩负多项性质类似的工作。许多公司没有负责收集、管理非正式文档、外部信息的专门机构，那么这些工作由档案机构来肩负最为合适。更何况，知识管理要求集成管理全部信息、知识资源，以便于信息、知识共享。三是，过去档案界人士严格区别档案与文件，档案与其他信息、知识的努力，“主观上以坚守档案‘本职’工作为目的，客观上严重束缚着档案界与时俱进的发展步伐，其结果只能使档案界自己的工作领域越来越趋于狭小，档案职业在社会分工中越来越趋于边缘化。”在实践中，一些公司的档案部门应用“泛档案观”，取得了巨大的成功。例如，海信电器股份有限责任公司综合档案室建立了每个型号彩电产品生产、经营、销售各个环节的档案，同时大力从外部搜集反映国内、国际同类产品市场供求和发展趋势的最新信息，并定期编制成档案信息动态，及时发放到企业的生产、经营、销售等部门和有关技术人员手中，为他们提供最及时、最完整的档案信息服务，为企业决策作出了重要的贡献。
三、如何实践“泛档案观”
首先，思想观念上要革新。档案工作者不能固守传统的档案定义、内涵与外延，要紧跟时代发展步伐，根据变化了的档案工作环境，树立新的档案思维观念。 “泛档案观”要求档案工作者抛弃档案就是纸质文件、是正式文件、是归档文件的旧观念，而树立档案就是有保存价值的文件，是信息资源，是知识资产的新观念。而且，档案工作者要向社会公众、所在单位的领导及各个部门的员工宣传这种新观念。
其次，管理制度上要变革。一是要将归档环节从文件办理完毕提前至文件产生之初。也就是说，在文件刚刚产生，就将其捕获至档案管理系统中，使之处于档案部门的控制之下。二是要修订传统的文件材料归档范围和保管期限表，按知识资源涵盖的范围将一切有保存价值的电子文件、非正式文档、外部信息、隐性知识（通过文档化形成显性知识）纳入归档范围。例如，广东移动公司档案室（慧图典型客户）近年来实行“基于知识服务的档案管理模式”，通过制定和修订一系列新的归档管理办法、保管期限表，加强了对企业外部有关市场竞争、行业动态、技术前沿、咨询研究等方面信息的收集；加强了对员工的个人工作总结、有价值的个人博客、日志等文档化隐性知识的收集。
再次，技术方法上要创新。要按照“泛档案观”的要求，对传统的档案管理软件系统进行升级换代。例如，北京紫光慧图信息技术有限公司在研发TH－AMS紫光档案管理系统、TH－SCAN紫光文档影像管理系统、TH－DOC紫光文档管理系统过程中（点击了解详细内容），即遵循“泛档案观”的思想，进行了很大的技术创新。一是，通过良好的无缝接口或直接的内置嵌入，全面提高TH－AMS/TH－SCAN/TH－DOC系列软件与企业用户各种业务系统的集成程度，使各种业务系统中产生的文件，能被及时的捕获到TH－AMS/TH－SCAN/TH－DOC管理系统中，从而实现对电子文件的全过程管理和前端控制，将现行文件纳入档案管理的范畴。二是，大大增强了TH－AMS/TH－SCAN/TH－DOC系列软件对图片、音频、视频等类型电子文件管理的功能，使之能对所有类型的文件进行集中管理、有序组织。三是，通过自动标引、自动聚类、文本挖掘、智能搜索等技术，提高了TH－AMS/TH－SCAN/TH－DOC系列软件的知识服务能力。如美国文档组织有限公司（Document Organization）主席、纽约大学兼职教授Marcy Goldstein所言：“现在正是革新的时代，我们应该利用新技术开始新的技能，使档案馆成为有价值的资源——即知识管理中心而不是历史仓库。”
笔者相信，“泛档案观”意味着档案管理的革命，将给档案事业带来美好的未来。
北京紫光慧图信息技术有限公司总经理 吴国声
参考文献：
1．冯惠玲：《中国电子文件管理：问题与对策》，中国人民大学出版社，2009年
2．冯惠玲：《电子文件管理国家战略》，中国人民大学出版社，2010年
3．张斌、徐拥军、褚峻、刘越男、聂伟：《知识资源管理：企业档案工作改革新思路》，载《中国档案》2004年第10期
4．徐拥军：《企业档案知识管理模式——基于双向视角的研究》，中国档案出版社，2009年
5．徐拥军：《从档案收集到知识积累》，载《山西档案》2009年第2期