随着档案事业的不断发展，我县档案论文发表的数量大大增加，在大量的论文中，有许多高水平论文问世，这里也有自己的一份贡献，对一些工作者的档案学论文进行了编辑指导，但也存在一些质量不能让人满意的文章。下面这些就是梨树县2011年度刊发在《兰台内外》的部分档案业务论文。

2011年梨树县档案工作者《兰台内外》发表论文目录

人事劳动和社会保障档案管理的思考； 2011年01期殷海波；梨树县再就业服务中心；

计生系统档案管理面临的挑战与对策； 2011年01期 杨旸旸； 梨树县计划生育宣传站；

基层计生档案工作存在的问题及对策； 2011年02期杨旸旸；吴玲；梨树县计生宣传站；机械建材行办；

谈基层单位档案鉴定工作；2011年02期 孙晓宇； 梨树县最低生活保障管理中心；

谈加强档案资源体系建设； 2011年03期 杨旸旸、王淑芬；梨树县计划生育宣传站；县食品化工行办；

农村基层站所档案管理之我见；2011年03期 殷春梅； 梨树县梨树镇农经站；

对档案部门服务“三农”的思考； 2011年04期 刘春洁； 梨树县委党校；

做好档案工作 为县域经济发展服务；2011年04期祝淑芹；梨树县档案局；

党校档案工作存在的问题及对策； 2011年05期 刘春洁； 梨树县委党校；

县级民营企业档案工作现状及管理措施；2011年05期 杨笑梅；赵杨；梨树县机械建材行办；

现代文书档案特性之我见推荐；2011年06期 高春英、范雨顺；吉林省农机研究院；梨树县社救中心；

加强机关档案室业务监督与指导； 2011年06期贾力、王淑芬；梨树县人才交流服务中心；食品化工行办；

如何做好民生档案工作； 2011年06期 李玉红、孙惠梅； 梨树县委组织部；梨树县商业总公司；

谈乡镇计划生育档案管理工作；2011年06期 张双；杨笑梅； 梨树县刘家馆子镇计生站；

电子档案的特点与管理推荐； 2011年06期 杨策媛、齐艳； 梨树县城建局；梨树县机械建材行办；

新形势下档案安全问题的思考； 2011年06期王淑芬、王蔚丹；梨树县食品化工行办；县电力资源中心；

规范管理企业档案工作；2011年06期 张晓红； 罗龙允；梨树县公用事业管理中心；

档案数字化建设工作非常重要推荐；2011年06期 张晓双、祝淑芹；四平社保险局； 梨树县档案局；

部分文章全文：

我县级民营企业档案工作现状及管理措施

杨笑梅

建立和开展民营企业档案工作，是新时期档案事业发展的必然要求。做好民营企业档案工作促进非公有制经济健康发展已成为拓宽档案工作领域、促进档案事业发展的重要任务，档案工作者应勇于创新、大胆实践，积极鼓励、支持和引导民营企业管档用档。

一、我县民营企业档案工作的基本情况

改革开放以来，我县民营经济不断发展壮大，民营企业在我县国民经济和社会发展中的作用日益显现，已经成为我县经济重要组成部分和促进社会发展的重要力量。民营企业档案工作是企业基础管理工作，建立健全档案工作对民营企业提升整体管理水平、维护企业和职工合法权益、规避市场风险、提高经济效益、促进企业发展具有十分重要的作用。但是，由于受思想观念、体制、资金等因素影响，我县民营企业档案工作水平与企业经营管理状况不相适应，与民营经济发达的沿海地区还存在较大差距。主要表现在：档案意识淡薄现象普遍存在，管理仍处于原始、松散式管理状态；管理制度不健全、不规范，硬件设施不完备等，这严重影响了民营企业档案工作的健康发展。

没有充分认识到做好民营企业档案工作的重要性。县企业主管局没有把民营企业档案工作纳入依法监管和服务的对象，切实担负起对民营企业档案工作组织协调和监督指导的责任，没有把建立健全档案工作作为完善非公有制经济管理体系的一项重要内容去抓，在制定政策时，缺少规范档案管理的要求，在指导民营企业发展时，档案工作没有纳入指导内容。制度不健全，基础条件差，措施不完善。

二、民营企业档案管理的措施

民营企业要认真贯彻执行《企业档案管理规定》和档案业务规范的有关规定，结合民营企业自身特点，科学规范地建立适应民营经济发展的档案管理模式。一是要积极宣传，增强民营企业做好档案工作的自觉性。通过媒体、网络，举办展览、培训、讲座、发放资料等形式，着力宣传《档案法》、《吉林省档案条例》，宣传企业档案工作正反两方面的典型事例，提高民营企业法人的档案意识和档案法律意识，引导民营企业学会利用档案管理企业、发展企业、维护企业的合法权益。要将档案工作纳入企业发展规划，放在与企业生产经营、技改扩能等工作同等重要的位置，进行安排部署和检查考核。二是要加大投入力度。落实专门管理人员和经费，配备必要的库房、装具和其它设备，确保档案的安全保管。三是建立民营企业档案管理制度。通过制定规范的档案管理制度，明确文件材料归档范围、时间、要求，保证归档文件材料的完整、准确和系统，注重收集反映本企业知识产权、商业秘密、诚信和谐人才管理、客户咨询和商业合同等方面信息的文件材料。四是加强档案管理与利用。建立健全档案登记、交接、保管、统计、保密、利用、鉴定、销毁制度。编制各类档案资料目录，完善检索工具。逐步改善档案保管条件，档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防潮、防高温等安全设施。开发档案信息资源，实现档案、图书资料、情报信息的综合利用。

企业主管部门与县档案局要密切配合，齐抓共管，为民营企业档案工作的发展提供良好的外部条件。一是广泛宣传，引起重视。不少民营企业对档案工作认识不足，重视不够，档案工作仍处空白状态。因此，县档案局要加强宣传，通过上门服务、座谈会、培训、向企业发送建档公开信等形式，增强民营企业人员的档案意识，让企业领导了解档案法律责任，了解科学管理企业档案的重要作用，提高认识，自觉建档。二是提供标准，指导服务。在帮助民营企业建档过程中，县档案局要发挥自身业务优势，把重点放在指导服务上，为企业提供档案法律法规、企业档案标准、企业档案制度以及咨询服务等。同时，为民企专兼职档案人员举办培训，使他们学习掌握档案知识和业务技能，符合岗位要求，为企业自主管理档案搞好服务。三是因企制宜，分类指导。民营企业数量多，所属行业和经营规模也不同，因此，县档案局对民营企业档案工作的要求也要从企业的实际出发，不搞一刀切，更不能完全套用机关事业单位的档案要求和标准。在业务指导上应循序渐进，引向规范，而不能操之过急，急于求成。对有一定规模和知名度的企业，当其发展到一定阶段时，应及时跟进指导，使企业档案工作的建立、规范与企业的自身发展需要相适应。对规模不大的小型企业，也可提供档案代存寄存服务。四是总结经验，逐步推开。针对民企特点，可按照先建档后规范，先大后小，由点到面的思路开展工作，在实践中总结经验，树立典型，吸引更多的民营企业重视档案工作。对规模较大的民营企业，在完成建档工作后，鼓励企业申报档案等级标准，以提升企业档案管理水平，使档案在民营企业的发展中发挥应有的作用。

（作者单位：梨树县机械建材行办）

劳动保障档案工作的思考

刘 军

劳动保障工作涉及人民群众的切身利益，事关社会和谐稳定。劳动保障档案可以真实记录劳动保障工作的全貌，完整地展现劳动保障工作的历程。做好劳动保障档案管理工作是做好劳动保障工作的重要一环，是劳动保障工作可持续发展的内在需要，也是构建和谐社会的重要内容，要充分发挥档案在劳动保障管理工作中的作用，积极创新档案管理新方法，满足日益增长的社会对档案需求。笔者结合工作实践，就如何做好劳动保障档案工作谈一些粗浅的见解。

一、我县劳动保障管理现状分析

我县劳动保障档案管理已经取得了一定成绩，多年来积极探索和开展劳动档案工作，形成了大量的重要的档案信息资料。但是，由于系统内各科室管理，存在管理不规范、信息化水平低、基础设施和管理水平相对薄弱等问题，尤其是分散保管不利于档案综合利用，直接影响利用效果。主要表现在以下几个方面：

1、档案意识淡薄，领导不够重视。近年来，劳动保障部门的有些领导整天忙于中心工作或民生工程，认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，没有把档案工作列入年度工作计划，档案工作不研究不安排。由于主要领导档案意识淡薄，一些劳动保障经办单位只注意抓业务，忽视档案资料的管理，使劳动保障档案工作处于无序状态，档案的作用无法得到充分发挥；还有些劳动保障部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有兼职档案人员，也是临时抽调，没有经过专业培训，档案工作的场所、经费、人员没有保障。

2、设备简陋，经费投入不足。虽然有档案室，但库房面积少，空间狭小，建设简陋，基础条件差，档案柜大多数是木质的，陈旧老化。防护措施不到位，通风性能不好，安全措施没落实，防虫防霉设备不配套，离防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求有较大差距。档案室里的档案没有多少，杂物、旧物堆满房间。

3、制度不健全，档案保管不善。档案的收集、保管、保护、借阅和保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，档案管理人员责任心不强，档案资料收集不全，整理不及时，文件资料丢失严重；档案管理混乱，借出的档案又不履行任何手续，借出不还，时间一长档案资料就不知去向。由于档案保管条件简陋，保护措施不到位，档案资料已经被虫蛀被鼠咬，甚至发生霉变腐烂，给档案工作造成了不可估量的损失。

4、人员变化频繁，业务不熟。档案人员因一人多职忙于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，部分单位由劳务人员兼任，流动频繁，保密意识差，责任心不强，很多档案管理人员都不愿干，基本上没有时间去管理或整理本部门大量的档案资料，还有大部分档案分散管理，人们在利用劳动保障档案时，存在着许多不便，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。

二、劳动保障档案管理的对策

劳动保障单位形成的档案要遵循集中统一管理的原则，确保档案信息利用的最优化；档案的整理要遵循适用性原则，针对不同类型的劳动保障档案，区别情况，分类进行，确保整理的规范和有序；电子文件要遵循备份制原则，与纸质文件建立相应的有机联系，确保动态数据齐全、准确和安全。

1、加强档案工作领导。劳动保障档案工作是一项系统工程，需要各有关方面通力合作。劳动保障与档案行政管理部门要加强对劳动保障档案工作的领导，要加强联系沟通，关心支持档案工作，要抓好下属单位的档案管理，落实专人，健全网络，完善制度，强化督查，把档案管理工作列入本系统年度考核范围，为档案事业发展创造一个良好的内部环境，促进档案工作的持续稳定的发展。

2、实行档案集中管理。各级劳动保障部门要将档案工作归口机关办公室统一管理，负责对本部门的档案管理工作实行监督、指导。在机关办公室设立综合档案室，负责本部门各类档案资料的集中归档工作；事业单位也要设立档案室，负责在每年的二季度内将上年度档案资料向综合档案室移交。要根据工作需要，选派政治素质高、业务能力强、工作认真负责的同志为专职档案管理人员；事业单位也要明确档案管理人员，形成以综合档案室为中心的档案工作管理网络。

3、完善档案管理制度。劳动保障部门要对已有的档案管理规定进行认真清理，根据工作的客观需要，不断完善档案工作制度，健全档案管理办法。要建立机关文件材料归档制度，制定档案保管、保密、利用、统计、移交制度和档案人员岗位责任制，以及档案设备保管维护、档案安全保管、突发事件应急预案等各项制度。

4、提高档案管理水平。要加强业务建设，重点加强档案的收集，着重在提高档案管理的规范化上下功夫。要严格按照劳动保障各类档案收集、整理、保管和利用的一系列要求，正确界定各类劳动保障文件材料的归档范围，全面收集劳动保障工作中形成的各种门类和不同载体的文件材料，确保归档文件材料完整齐全、真实准确。要做好劳动保障档案的规范化整理与编目，使劳动保障档案管理科学。

5、改善档案管理条件。要加大档案管理方面的资金投入，建立符合规范要求的档案库房。库房要与办公室、阅览室分设，配备档案密集架或规范的铁柜，购置专用计算机、复印机、数码照相机、扫描仪等工作设备，安装铁门、铁窗、空调机，配备除湿机、防磁柜、温湿度记录仪等档案防护设施。

6、注重档案的开发利用。劳动保障档案数量大、专业性强、利用率高，只有通过数字化才能满足查档人对信息的需要。信息化建设需要有一个高起点的系统规划，要加强与有关部门的协作，实现系统内各单位能从内网上调阅档案资料。在完全数字化的基础上，今后可扩大利用途径，充分利用互联网技术提供电子档案查找利用，提升档案查找效率和利用效率，更好地为社会服务。

（ 作者单位：梨树县劳动保障监察大队）

浅谈如何加强档案资源体系建设

杨旸旸 范启波

加强档案资源体系建设，是实现档案事业可持续发展的重要基础性工作。档案资源体系建设关系到档案事业能否固本强身和可持续发展，是我们做好档案工作的前提和保证。因此，我们要站在历史发展和国家信息资源体系建设的高度，把档案资源体系建设摆在突出的位置，下大力气去抓。

一、追求档案门类齐全、结构合理的目标

由于历史的原因，各级档案馆（室）藏普遍存在着门类与载体形式单一，档案门类比例失调，表现为文书档案多，科技档案和专门档案少；纸质档案多，影像等不同载体形式档案少；党政档案多，业务档案少。造成上述问题的主要原因是思想认识上有偏差，观念陈旧。

门类齐全、结构合理的馆（室）藏应是档案资源体系建设追求的目标，要达到此目的，一是要加强对档案室的业务指导，从收集归档源头上抓起；二是进一步明确接收范围，扎实做好接收工作，把能够反映立档单位主要职能活动的不同门类和载体形式的档案接收进馆、进室。

二、做到接收与征集并重，数量与质量辩证统一

接收和征集是档案资源体系建设两个主要环节，是加强国家档案资源体系建设的重要途径和手段。接收是依据法律法规的具体规定，按一定的范围正常开展的一项工作，为档案馆（室）藏奠定基础。而征集则是对接收范围以外的散存在社会或个人手中有价值档案资料的主动吸纳，作为馆（室）藏的重要补充。可是目前我们只满足于一般性的接收档案，而不重视开展征集工作，这是当前档案资源体系建设中存在的一个突出的问题。我们一定要坚持接收征集二者并重，双管齐下，把一切有价值的社会档案资源汇聚起来。

在档案资源体系建设中，我们既不能一味地追求数量，搞多多益善，以至造成馆（室）藏雍肿混杂；也不能一味地讲究质量，将一些反映立档单位基本职能活动的有一定价值的档案拒之门外，以至造成档案残缺不全。广征薄收，征集古往今来与当地有一定关系的事件和人物档案，征集当地现代名人和地方特色档案，多方征集散存社会上民俗档案资料。档案资源建设要认真贯彻数量和质量辩证统一的原则，使档案适应建设中国特色社会主义的需要。

三、对档案资源实行有效全面的整合

整合就是打破条块部门系统的限制，由各级档案主管部门合理规划档案资源的归属和流向，并通过多种途径和方式，使档案资源更利于集中保管利用。要重点发展综合档案馆的原则，积极整合本行政区域内经济、科技、文化、社会等领域的档案资源，加快实现不同层面、不同范围档案信息资源的共享，实现国家档案资源的优化组合。

各机关、团体有依法向有关档案馆移交档案的职责，综合档案馆还可以选收若干有代表性的企事业单位的档案。档案主管部门要合理规划档案资源的归属和流向，以实现国家档案资源的优化配置，更便于集中保管利用。

四、建立电子文件中心和现行文件利用中心

档案馆（室）要加强与电子政务管理部门的沟通联系，充分发挥档案部门人才、设备、技术、业务等优势，承担起本地电子文件中心建设项目，实现由档案馆（室）统一接收、管理、提供利用本地、各部门电子文件的目标。要进一步加强已公开现行文件收集工作，整合与人民群众切身利益息息相关的人事劳资、福利待遇、社会保障、医疗卫生、房地产管理等具有现行效用的法规性、政策性、公益性文件，努力构建内容全面、系统，检索准确、快捷的已公开现行文件资料体系，为档案馆担当好政府信息公开场所重任，积累丰富资源。

五、抓档案数据库和档案信息数字化建设

档案馆（室）要建立体系完善、功能多样、检索便捷、手工机读并举的检索体系，为快速高效查阅和深度开发利用档案信息资源提供有力保障。要建立高质量、大容量文件级目录数据库、全文数据库和多媒体数据库，建立档案信息查询系统和档案信息网络平台，为全面开展档案信息资源的网上检索咨询服务创造有利条件。

在当前档案信息化建设中，可以将档案阅览室改造成信息阅览室，根据用户需要对相关档案进行实时数字化处理与集成，通过局域网提供用户阅览，用户则可根据需要摘抄或打印输出。在利用工作中开展档案实时数字化处理，不仅可满足当前用户需求，为远程用户提供便利，为今后的利用服务打基础。

（作者单位：梨树县计划生育宣传站 梨树县食品化工医药企业服务中心 ）

浅析乡镇计划生育档案管理工作

张双 杨笑梅

乡镇计划生育档案工作是计生工作的重要组成部分，管好、用好计生档案是每个乡镇计生工作者必须履行的重要职责和任务。然而，就目前而言，多数乡镇档案管理人员更换频繁，在管理上出现漏洞，现就如何改进乡镇计生档案管理工作探讨对策。

一、乡镇计生档案工作的问题

1、档案工作意识淡薄。有的乡镇没有把档案管理工作放到重要位置，缺乏计生档案工作重要性的认识，没有把档案工作提到议事日程上来，也没有把档案工作纳入计生的考核体系中。在人员配备上兼职多，专职的少，缺乏资金投入，疏于用制度管档，没有真正从对历史负责、对计生事业负责的高度去做好档案管理工作，从而影响了计生档案管理事业的健康发展。

2、档案管理力量薄弱。档案人员素质偏低，乡镇大部分单位计生档案管理人员由老与弱的女同志承担，或办公室勤杂人员兼任，文化素质不高，档案专业知识缺乏，实际操作能力差，有的档案员对立卷归档的基本知识不了解，对档案的全宗、类别、保管期限混淆不清，常出现编错号、盖错章的现象，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。加之档案人员变动频，也造成了档案资料的散失。

3、档案管理手段落后。当前乡镇计生档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低；资金保障不到位，基层计生办公经费不足，用于档案收集、整理和保管的资金投入少，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。

4、档案服务现实能力差。乡镇计生档案门类不够丰富，有的乡镇只注重文书、报表档案的收集，忽视声像以及与计生业务有关的资料的收集，影响了计生档案的系统性和完整性；计生档案资源流失严重，部分人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。

二、加强乡镇计生档案工作的建议

1、提高认识，增强责任意识。要充分认识乡镇计生档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查；要增强责任感，档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任；要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。

2、强化培训，提高业务素质。要选好用好档案管理人员，将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，乡镇计生领导要从政治上爱护，生活上关心他们，鼓励他们充分激发他们的潜能和热情。并在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调整档案管理员，确保该队伍的专业性；强化档案业务培训，要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。

3、规范管理，提高档案质量。要制订和健全收集归档材料制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物；要规范档案整理工作，要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到文件排列有序、保管期限准确、装订结实美观。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用。要积极改善档案保管环境和条件，配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备。

4、加大投入，改善保管条件。要把计生档案管理经费作为计划生育事业发展的基础性投入列入财政预算，在财力上要给予大力支持，统筹解决档案保管条件，规范化装备，现代化设备及其它实际困难，积极争取资金，着眼于档案工作的现代化建设，逐步从手工操作转向计算机管理。改善基层计生档案室的保管条件，档案室要有防潮措施，安装排风扇，购买温湿度计，有条件的最好安装空调、去湿机等现代化管理设备。

5、开发利用，提高服务质量。档案有其不容忽视的价值，为现实工作提供一定的参考、借鉴和依据作用。要了解档案利用需求，深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源，变被动服务为主动服务和超前服务。要改进档案服务措施，研究利用工作的规律和特点，不断完善检索手段，建立多途径、多形式、多载体的检索体系。

（作者单位：梨树县刘家馆子镇计生站、梨树县机械建材行办）

浅议机关档案室业务监督与指导

贾 力 王淑芬

档案室是机关、团体、企事业单位统一管理本单位档案的内部组织机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。机关档案室工作，是机关工作的组成部分，是提高行政工作效率的必要条件。档案室又是国家档案事业组织系统的基层组织，是档案馆工作的基础。档案室肩负着为国家档案馆积累和输送档案文化财富的职责，档案室工作又是国家档案工作的基础。机关档案室的基本性质决定了机关档案室业务监督与指导工作的重要性，要做好机关档案室业务监督与指导工作必须弄清以下三个问题：

一、机关档案室业务监督与指导的内容

机关档案室对本单位各机构和所属单位档案工作业务建设的监督、指导内容很多，应着重抓好以下几项：

1、抓档案工作的法律、法规、方针和政策的落实。党和国家关于档案工作的法律、法规、方针和政策，是档案工作的指南和行为规范，是必须坚决贯彻执行的，档案室应经常了解各机构、各单位贯彻执行党和国家关于档案工作的法律、法规、方针和政策的情况，及时发现问题，解决问题。重要问题向领导报告，请求领导解决。

2、抓档案室基础业务建设。如机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的制定，建立统一的立卷归档制度、档案的综合性和规范化管理、档案检索工具的编制和档案参考资料的编写、规章制度建设等等。

3、抓监督、指导本单位文件材料的归档工作。按时监督、指导本单位内部组织机构将活动中形成的具有保存价值的文件材料进行整理立卷、并向机关档案室归档。同时监督、指导好本系统文件材料归档工作。

4、抓档案的开发利用。加强档案工作业务建设的目的就在于开发利用档案，为机关工作参考、领导决策服务，为社会主义现代化建设和各项工作服务，特别是为经济发展和科技进步服务。

二、机关档案室业务监督与指导的地位和作用

机关档案室对本单位各机构和下属单位档案工作业务建设的监督、指导，是一项重要任务，具有重要的作用。

1、档案室对本单位各机构和下属单位档案工作业务建设的监督、指导，是《中华人民共和国档案法》赋予的神圣职责。《中华人民共和国档案法》第七条规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”《机关档案工作条例》在机关档案部门的基本任务中也明确规定：档案室“负责对本系统和直属单位的档案工作指导、监督和检查。”由此可见，档案室对本单位各机构和下属单位档案工作业务建设的监督、指导，是法律法规赋予的神圣职责。

2、档案室对本单位各机构和下属单位档案工作业务建设的监督、指导，是贯彻执行党和国家档案工作的法律、法规、方针和政策，完成各项档案工作业务建设的保证。档案室对本单位各机构和下属单位档案工作业务建设的监督、指导的根本任务，就是要从党和国家有关档案工作的政策、法律法规出发，站在当前档案工作为经济建设和各项事业服务的高度，对本单位本系统档案的形成、管理和利用进行计划、组织、协调，保证党和国家有关档案工作的政策、法律法规等得到全面贯彻落实，是本系统、本单位的档案工作健康发展，有效地为经济建设和社会发展服务。

3、档案室对本单位各机构和下属单位档案工作业务建设的监督、指导，是促进自身业务建设的需要。俗话说：“打铁先得自身硬”。档案室要进行档案业务监督、指导，档案人员就必须精通业务，档案室的业务建设就得做出个样子。只有这样，才能监督有力，指导有方，说话好使。档案室要学会在监督、指导中学业务，在学业务中加强监督、指导。相互促进，相得益彰。

三、机关档案室业务监督与指导工作的科学方法

档案室对本单位各机构和下属单位档案工作业务建设的监督、指导，其科学方法多种多样，主要掌握以下几种即可：

1、认真把握好对本单位，本系统档案工作计划的制定、下达和执行监督，确保档案工作任务按时保质保量完成。

2、建立健全档案工作保障体系。将档案工作纳入本单位，本系统总体规划和工作议事日程，从组织和领导上保证档案工作的顺利开展和健康稳步发展。

3、建立一支高素质的档案干部队伍。要认真抓好档案干部教育和培训，努力提高其政治觉悟、职业道德修养、业务素质和文化水平。

4、精心指导本单位和所属单位制定好机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，帮助文书处理部门和业务部门拟制案卷类目，做好平时归档工作。

5、组织本单位和所属单位对档案工作进行检查评比，总结推广典型经验。

要做好机关档案室业务监督、指导工作，必须弄清业务监督、指导工作的内容，这是前提，没有它监督与指导工作就无从谈起；必须弄清业务监督、指导工作的地位和作用，这是关键，没有它监督与指导工作就没有力度；必须弄清业务监督与指导工作的科学方法，这是手段，没有它监督与指导工作就难有成效。（作者单位：梨树县人才交流服务中心、梨树县食品化工医药行办）

企业档案工作实现规范化管理的思考

张晓红

一、转变观念，充分认识企业档案工作重要性

企业档案作为企业长远发展的基础资源和无形资产，为企业创造了巨大的经济效益和社会效益，在维护国家利益、实现企业效益、保障职工权益等方面都发挥了重要而独特的作用。

1、树立档案是企业的知识资产和信息资源的观念。档案不仅是企业资产的凭证和企业活动的记录，也是企业形象的载体，还是企业经营智慧和发展思想的结晶。这些档案作为生产要素是企业长远发展的基础资源和无形资产。随着信息时代的到来，档案信息资源在企业发展中的作用将越来越大。

2、树立档案工作是企业基础性管理工作的观念。档案是企业各项工作和员工各种活动的直接记录，也是企业的窗口，是检验企业整体管理水平的测试点。档案工作是企业加强内部管理和控制的重要基础，是企业厂务公开和民主管理的重要基础，也是企业以及企业领导人接受国家和社会审计、监督、检查的重要基础。企业的档案工作现在已不是仅限于加强对档案自身的管理，而是立足于通过加强档案管理来提升企业的整体管理水平。

3、树立档案工作中以人为本的观念。要扭转传统的看重事务类档案而忽视涉及人的档案，看重重要人物档案而忽视普通人物档案的观念，树立人的档案最重要的观念，把涉及人的档案收集归档齐全，并适当延长其保管期限。目前，档案部门接待利用最多，解决问题最多的也是像查找工龄、查找职级待遇、查找工种证明等这些涉及人的档案。

4、在档案利用上树立服务创造价值的观念。企业档案是企业的信息资源宝库，要用各种方法，充分开发档案信息资源，千方百计、积极主动地为企业各项工作服务，为企业创造价值和效益，这样，企业领导才会重视档案工作。企业档案如果不被利用，常年沉睡在库房里，就会成为企业的负担和包袱，企业领导就不会重视档案工作。

二、强化措施，实现企业档案管理规范化

企业档案工作作为企业管理的一部分，必须随着企业的改革和发展而确立新观念、建立新体制、实行新的管理模式和管理制度，实现企业档案工作规范化、标准化管理，以适应企业发展战略的需要。

1、强化组织领导。企业的首要目的是取得良好的经济绩效，由于档案本身不直接产生经济效益，因而很容易导致在企业管理工作中被忽视。要充分认识档案工作的重要意义，从对党和国家的事业负责的高度，从对历史负责的高度，从提升企业核心竞争力的高度，来加强组织领导。要明确分管领导，把档案工作纳入本单位的目标管理体系和考核体系。要有专人从事档案工作并保持相对稳定，对档案工作的经费提供必要的保障。

2、强化软硬件建设。企业档案管理人员要加强学习，通过业务培训等途径不断提高专业素质，尤其是要提高科技档案等专项业务档案的管理水平，充分了解企业发展需要，积极主动开发档案资源，为企业经营管理服务，进一步促使档案工作被各方面所重视和认同。要按照要求，结合自身实际，配备必备的档案保护设施，建立健全档案管理制度。

3、强化收集归档工作。在文件材料收集中，要从归档入手，严把档案质量关口。在公文处理过程中，严把质量关。档案员严格按照档案业务建设规范认真负责地收集整理各门类、载体的档案，力求齐全。注重把好文件归档质量关，对档案资料中老化的纸张进行修补，对用笔不符合要求的进行复制等，要确保档案的齐全和完好性。

4、强化档案的交接工作。档案收集交接应该纳入企业的议事日程、工作程序和规章制度之中，有一部分企业或档案人员却忽视了档案的交接这一工作环节，应引起基层单位的重视，摆上重要议事日程。在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，做到帐物相符，手续齐全，要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等，交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

5、强化电子档案建设。档案信息的电子化是实现档案管理现代化必由之路，实现档案信息电子化将极大地提高档案人员的工作效率，降低档案保管成本，便利档案的开发和利用。因此，要将档案信息化建设纳入企业信息化建设整体方案中，同步进行，不断推进档案工作向自动化、信息化、网络化转变。

6、强化档案的安全管理。档案安全是档案工作的生命线。要增强意识，从思想上筑牢防线，大力加强档案安全工作，认真排查档案保密安全隐患，及时采取措施，做好安全预案，确保档案实体安全、保密安全和信息安全。从人防、物防和技防等方面着手，把档案安全的风险因素降到最低程度。

（作者单位：梨树县公用事业管理中心）

新形势下档案安全问题的思考

王淑芬

档案资源安全关系档案事业发展全局，是档案部门和档案工作者的基本职责，档案安全关系到党和国家根本利益，做好档案安全工作是档案事业发展战略要求。

一、提高档案安全管理意识

1、档案安全管理是档案事业自身发展的需要。档案资源是档案事业发展的根基，离开档案资源，档案事业就是无本之木，无源之水。档案安全管理的目标就是维护档案资源的合法拥有与支配、保护档案资源的完整与可靠，保障档案资源的安全和永续利用。

2、档案安全管理是应对突发事件的需要。近些年，地震、山体滑坡、洪水、海啸等自然灾害，恐怖袭击等公共安全事件频发，给人类社会带来巨大损失。如何防灾减灾，避免和最大限度地减少档案资源损失，成为档案安全管理的现实课题。

3、档案安全管理是维护国家根本利益的需要。档案资源安全关系国家根本利益。当今世界争夺资源愈演愈烈，档案资源也成为西方敌对势力和不法之徒窥伺的目标，采取各种手段获取档案信息资源，直接危及国家安全，应当引起我们的高度重视。

4、档案安全管理是信息化社会发展的需要。信息化时代，互联网广泛应用，非传统载体档案大量产生。面对快速发展的信息化社会，档案部门必须顺势而动，加强档案安全管理，确保网络安全，信息安全、利用安全。

二、运用档案安全管理手段

1、实施行政手段。档案行政管理部门通过制定规划、调整政策、指导协调、检查审批等管理活动，对管辖范围内的管理对象实施档案安全管理。运用行政手段，关键在于“适度、到位”，既要防止不作为，又要避免乱作为，尽量减小自由裁量权。

2、严格依法办事。档案安全管理要实现持续、有效的管理，必须纳入法制化轨道，要运用法制手段，依法监督档案安全工作，使档案安全法规落到实处。要通过档案法制宣传，增强社会档案意识，提高档案安全的公众知晓率。应注意改变档案执法不力的被动状态，严肃查处危害档案安全的违法案件，并通过媒体公开其中的典型案例，引导公众关注档案安全，增强档案安全管理法规的权威性。

3、开展业务技术手段。要适应档案安全管理的新形势，广泛应用现代科学技术和管理科学的新成果，推进档案安全管理。

首先，做好档案基础业务工作，切实保障档案资源安全。从档案收、管、用等基础业务环节抓起，保证档案收集完整、管理科学、利用安全。认真落实国家档案局关于归档范围和保管期限的规定，确保档案应收尽收，不遗漏、不流失；合理采取防霉、防虫、裱糊等技术保护措施，保证档案实体安全；规范档案调阅登记、回库核对等利用程序，保证档案利用安全。

其次，配置设备设施，为档案安全提供物质保障。加强档案馆、室建设，改善档案保管条件。增加投入，建立档案保管场所的安全监控、自动报警、自动灭火、温湿度控制等系统，利用各种安全保障技术，提高安全保障和防范功能，实现档案安全管理的自动化和可控性。

第三，应用信息技术，确保档案信息安全。完善技术和管理措施，在网络联通、搭建平台、使用软件、信息共享等方面多措并举，设立信息系统防火墙，实行内、外网络物理分离，建立数据备份与恢复系统等，有效预防网络入侵、计算机病毒、失泄密等情况发生，有效应对和处置电力、机械故障和突发事件，保证档案信息的绝对安全。

第四，实行异地异质备份，使档案安全双保险。按照国家档案局的要求，实行档案馆之间远距离、跨区域的异地存放，以确保本单位在发生万一情况使档案遭到毁灭性损失时，用备份档案来避免或弥补档案损失。不同载体档案互为备份，是保证档案安全的重要技术手段。要加快传统载体档案数字化进程，既为档案的方便利用、信息共享提供条件，又为档案安全加上一份保险。

三、建立档案安全管理机制

1、建立思想教育机制。档案安全不仅仅是技术问题，更深层次的是人的安全价值观和安全行为规范，归根结底还是安全文化问题。要把档案安全教育作为干部学习、岗位培训、法制宣传的重要内容，通过考试、考核提高教育效果，大力普及档案安全知识，在全社会特别是档案工作领导和档案工作者中牢固树立档案安全思想，营造档案安全文化氛围。

2、建立安全运行机制。建立健全档案安全管理的规章制度，对档案保管利用、库房、设备设施管理、安全保卫、岗位责任等做出明确具体、可行管用的规定，以有章可循，真正靠制度管事管人。加强档案安全管理的组织领导，主要领导要负总责；分管领导直接抓；相关人员各负其责，将档案安全管理责任落实到每个环节。

3、建立监督检查机制。要强化监管力度，定期开展重点检查、专项督查，发现隐患，及时整改，促使档案安全措施落到实处。监督检查既要关口前移，防患于未然，又要跟踪督办，务求检查实效。要实行责任追究和行政问责制度，对于因行政不作为、乱作为以及玩忽职守、违法乱纪而发生档案安全事故，造成损失的，要视情节轻重，严肃处理。

（作者单位：梨树县食品化工医药行办）

《兰台内外》 链接：最新目录

吉林省档案局（馆）主办。

地址： 长春市新发路577号

吉林省档案信息网：http://www.jilinda.gov.cn/

原文连接：http://blog.sina.com.cn/s/blog_6ccd5f4901010zwl.html